Anota en una hoja el número de pregunta y tu respuesta, así podrás comparar los resultados

Para cada enunciado, escoge “si” o “no”. (¡Se honesto!) Los resultados y las características de cada perfil aparecen al final. Empieza:

1. Regularmente pregunto a mi jefe la fecha límite o el nivel de prioridad de una tarea o proyecto cuando se me asigna.

___Si ___No

2. Cuando estimo el tiempo que me llevará concluir una tarea, incluyo un tiempo extra por si sucede algún imprevisto.

___Si ___No

3. Agrupo las tareas de rutina que son similares y las hago sin que me den instrucciones.

___Si ___No

4. Tengo un “sistema” que utilizo diariamente para organizar mi día.

___Si ___No

5. Cuando un jefe cambia prioridades, yo le pregunto, ¿“Cómo se verá afectado el trabajo a partir de este cambio de prioridades”?

___Si ___No

6. Claramente entiendo y hago distinción entre las tareas importantes y las tareas urgentes, respondiendo a ellas apropiadamente.

___Si ___No

7. Proactivamente ofrezco alternativas cuando percibo que algo no es posible de realizar.

___Si ___No

8. Hago planes tanto para el día como para la semana y monitoreo regularmente el progreso en ambas.

___Si ___No

9. Trabajo estrictamente con la base de “lo primero que me piden es lo primero que hago.”.

___Si ___No

10. Notifico a los demás inmediatamente, cuando existen prioridades conflictivas, recursos limitados, o cuando una tarea probablemente no estará terminada a tiempo.

___Si ___No

11. Frecuentemente encuentro que no estoy cumpliendo muchas de mis tareas prioritarias y objetivos diarios.

___Si ___No

12. Al final del día dejo mi escritorio como debe ser – sin importar nada.

___Si ___No

13. Empiezo el día con calma, pero para media mañana me sobresalto fácilmente por la cantidad de cosas que tengo que hacer.

___Si ___No

14. Cuando un jefe cambia prioridades, rara vez o nunca le pregunto, ¿“Cómo se verá afectado el trabajo de ahora en adelante, con este cambio de prioridades”?

___Si ___No

15. Cuando estoy sobresaltado, me siento tan estresado y abrumado que pienso que jamás terminaré mis pendientes.

___Si ___No

PARA DETERMINAR EL RESULTADO, CUENTA TUS PUNTOS DE ACUERDO A LO SIGUIENTE:

Preguntas 1–8

• Si contestaste Si, suma 3 puntos por pregunta
• Si contestaste No, suma 0 puntos por pregunta

Preguntas 9–15

• Si contestaste Si, suma 0 puntos por pregunta
• Si contestaste No, suma 3 puntos por pregunta
• Los significados de los puntajes: entre más alto puntaje, mejor

34 puntos o más: ¡Felicidades! Eres altamente proactivo priorizando y puedes demostrar flexibilidad cuando es necesario. Tiendes a pensar bien y a hacer una estrategia cuando se te encomienda una tarea. Haces todo lo necesario durante el día para obtener resultados y terminar tus pendientes. Utilizas un sistema de fechas límite para mantenerte en orden y control tanto en el corto plazo (diario) y en el largo plazo (semanal), minimizando tu nivel de estrés. Esto lo haces incluso cuando tus planes no se están dando exactamente como esperabas. Ves el mérito en la consistencia, planeación y comunicación, aunque claramente sabes que eso requiere de un arduo trabajo y determinación para hacer de la “priorización” un hábito de trabajo productivo.

23 a 33 puntos: Cuando priorizas, eres proactivo y reactivo. Planeas a veces y puedes alcanzar algunos de tus objetivos, pero no todos consistentemente. Existe una falta de disciplina y seguimiento en algunas áreas y un sentido general de negociación para obtener el balance. Incrementando tu comunicación y planeación, incluso con ayuda de otros, estarás en el camino correcto para ser altamente proactivo y con mayor control de tu trabajo y de tu día.

22 puntos o menos: Eres reactivo cuando priorizas. Necesitas planear y organizarte mejor desde el principio, para que al final del día puedas terminar con todas las cosas que necesitas hacer. Tal vez sientes que no sabes por donde empezar, pero tienes que reconocer que lo que has estado haciendo no está funcionando. Con un esfuerzo conciente y consistente para organizarte, priorizar y comunicarte con iniciativa, puedes reducir la cantidad de estrés y caos que sientes regularmente cuando se te asignan tareas imprevistas.

UNA MANERA DE OBTENER EL CONTROL DE TU TRABAJO ES DETERMINAR QUÉ TAREAS SON IMPORTANTES, CONTRA QUÉ TAREAS SON URGENTES, Y PRIORIZARLAS ADECUADAMENTE.

Tarea Importante: Tiene un alto valor

1. Contribuye de manera significativa a las metas de tu jefe o de tu área
2. Tiene consecuencias de largo plazo (+, -)
3. Determina el tiempo que debes dedicar a esa tarea

Tarea Urgente: Tiene que hacerse YA

1. Frecuentemente no contribuye de manera significativa a las metas de tu jefe o de tu área
2. Tiene consecuencias de corto plazo (+, -)
3. Puede o no estar relacionada con las metas de tu jefe o de tu área

DIVIDE TODAS TUS TAREAS EN 4 GRUPOS:

Grupo 1: Importante Y Urgente

—Cosas que deben hacerse rápido

—Si pasas mucho tiempo haciendo actividades del Grupo 1 pueden ocurrir crisis.

—Ejemplos: conflictos con un cliente importante

Grupo 2: Importante pero NO Urgente

—Caracterizado por lo que no está pasando – o no está pasando con la frecuencia deseada

—Cosas que tienden a ser pospuestas porque no son urgentes

—Tu objetivo debería ser dedicar más tiempo a los asuntos de este grupo

—Ejemplos: planeación y capacitación

Grupo 3: Rutinario y Trivial

—Puede tomar del 50 al 70% del día

—Cosas que aparentan ser más urgentes de lo que en realidad son

—Contribuyen poco a nuestros objetivos clave

—Ejemplos: la mayoría de los visitantes o llamadas telefónicas

Grupo 4: Ni Urgentes ni Importantes

—Usualmente del 10% al 40% del día se usa las tareas de el Grupo 4

—Algunas cosas se hacen simplemente por diversión o para romper la monotonía del día

—Ejemplos: paseos al área de descanso, “socialito”, hora de comida extendida

Adaptado del seminario de AMA “Supporting Multiple Bosses: A Course for Administrative Professionals.” (Apoyando a múltiples jefes: un curso para profesionales administrativos)